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domingo, noviembre 20, 2022

¡No entres en pánico! Sal del atascadero en el que está tu sprint con un procedimiento de emergencia

Vuelo 1549. Foto de Getty Images.

A nadie le gusta cuando un sprint se descarrila. Por ejemplo, es la mitad del sprint y comienzas a darte cuenta de que el equipo no podrá completar todo el trabajo al que se comprometieron y, lo que se suponía que iba a ser un período de intensa concentración y productividad, se ha convertido en una situación caótica y estresante. Si te encuentras en esta situación, ¡no entres en pánico! Hay una manera de volver a encarrilar las cosas.

Si eres piloto, ejecutas el procedimiento de emergencia específico para el problema en cuestión. Y eso es exactamente lo que debes hacer como Scrum Master o Agile Coach cuando te enfrentas a un sprint problemático. Esto te ayudará a retomar el rumbo y cumplir lo prometido. Al seguir este procedimiento, puedes identificar y abordar rápidamente cualquier problema que pueda estar impidiendo que tu equipo complete el trabajo pendiente del sprint y alcance el objetivo del sprint a tiempo.

Qué hacer cuando tu sprint se sale de los rieles

Muchas son las causas que se pueden manifestar cuando tu equipo está concentrado a su máxima efectividad y bloquear el trabajo u ocasionar desconcierto y desazón. Algunas de esas razones incluyen:

·       Planificación inadecuada

·       Requisitos emergentes

·       Problemas técnicos

·       Pérdida de personas o capacidades críticas

·       Capacidad sobreestimada (para esta puedes usar El clima de ayer)

·       Interrupciones no planificadas (usa Illegitimus non Interruptus o Búfer)

·       Trabajo anterior no terminado (utiliza la Definición de Terminado)

·       El Product Owner cambia lo planificado

·       Interferencia de la gerencia (usa Involucrar a la gerencia y MetaScrum)

En estos casos, primero, da un paso atrás y evalúa la situación. ¿Qué está causando el problema? ¿Es algo que se puede arreglar con una solución rápida? Si es así, implementa la solución alternativa y vuelve a encarrilar el sprint. Si el problema es más serio, es posible que debas hacer cosas más serias, por ejemplo, eliminar las tareas que ya no es posible terminar o no son necesarias y agregar nuevas tareas que se necesitan para lograr el objetivo del sprint. Pero, si todo lo demás falla, siempre puedes cancelar el sprint y comenzar de nuevo.

Hagas lo que hagas, no dejes que un sprint fuera de pista descarrile todo tu esfuerzo de desarrollo de productos. El procedimiento de emergencia Scrum está diseñado específicamente para este propósito. Veamos cómo funciona.

El procedimiento de emergencia de Scrum

1.    Cambiar la forma en que el equipo hace el trabajo. Hacer algo diferente.

2.    Obtenga ayuda, por lo general descargando el trabajo pendiente a otra persona.

3.    Reducir el alcance.

4.    Cancelar el sprint y volver a planificar.

5.    Informar a la gerencia cómo la emergencia afecta las fechas de liberación.

De todo esto, haz solo lo necesario para encarrilar al equipo y su trabajo. Y mucha atención: los equipos a menudo quieren reducir el alcance (opción 3) cuando encuentran dificultades. Pero los equipos tipo “Top Gun” (Lo mejor de lo mejor) encuentran una manera de ejecutar una estrategia diferente para lograr el objetivo del sprint. Eso sí, sé práctico: reducir el alcance antes de tiempo para que el equipo pueda terminar el trabajo planeado es mejor que caer en el fracaso.

Miremos más de cerca:

1.    Cambiar la forma en que el equipo hace el trabajo. Hacer algo diferente.

Si el equipo está acostumbrado a trabajar en sprints de dos semanas, intenta cambiarlo y hacer un sprint de una semana en su lugar. Puedes modificar el horario habitual en el que están trabajando o cambiar el lugar de trabajo por otro que de alguna manera permita energizar a las personas del equipo. El punto es que, a veces, todo lo que se necesita para volver a la normalidad es cambiar la forma en que se hacen las cosas.

Algo muy útil en estos casos puede ser atreverte a tomar ese camino que quizás tú y tu equipo han estado evitando: aplicar el patrón Enjambre, también conocido como Swarming o Flujo continuo de una pieza.

2.    Conseguir ayuda. Por lo general, descargando el trabajo pendiente a otra persona u otro equipo.

Si el equipo se siente abrumado, ¡pide ayuda! Esto podría significar descargar algunos de sus elementos pendientes a otro equipo o individuo que tenga capacidad. Recuerda: dar ayuda está muy bien, pero solicitar ayuda está mejor.

3.    Reducir el alcance.

Esto no tiene por qué ser algo terrible, ¡puede ser bastante liberador! Al reducir el alcance, estás dejando espacio para la creatividad y la flexibilidad dentro del sprint. Y a veces, eso es exactamente lo que se necesita para retomar el rumbo y lograr el éxito.

Aquí también puedes aplicar el patrón Equipos que terminan más temprano aceleran más rápido.

4.    Cancelar el Sprint y volver a planificar.

Puede llegar un momento en el que simplemente no sea posible salvar el sprint, en cuyo caso, cancelar y replanificar es la mejor opción. Esto no significa que se haya perdido toda esperanza, solo quiere decir que debes dar un paso atrás y reevaluar las prioridades del equipo y el objetivo para el próximo sprint.

5.    Informar a la gerencia cómo la emergencia afecta las fechas de liberación.

Una vez que hayas realizado (algunos de o todos) los pasos 1 a 4, es importante informar a la gerencia acerca de cómo estos cambios afectarán las fechas de lanzamiento. De esta manera, todos pueden ajustar sus expectativas en consecuencia y no habrá sorpresas en el futuro.

El poder humano de pensar y una breve historia de heroísmo

Esas cinco opciones pueden parecer una prescripción, algo tipo receta. No las tomes como tal. Las posibilidades son muchas. En cualquier caso, te dejo esta recomendación que doy desde hace más de dos décadas, cuando trabajaba con y fomentaba métodos más rígidos: cuando se trata de procesos y metodologías, no subestimes tu poder de pensar. Sentido común.

Así lo hizo el capitán Chesley Sullenberger cuando vio que su avión estaba perdiendo potencia y se dirigía hacia el río Hudson. Él supo que tenía que tomar medidas. Inmediatamente notificó a la torre de control y comenzó a seguir el procedimiento de emergencia. Gracias a su pensamiento rápido y a sus habilidades excelsas de pilotaje, pudo aterrizar el avión de manera segura en el río. Los 155 pasajeros a bordo sobrevivieron, gracias en parte a la cabeza fría del Capitán Sullenberger bajo presión. Hoy es un verdadero héroe y su experiencia es un recordatorio de que siempre debemos estar preparados para emergencias inesperadas.

Es inevitable que en algún momento durante tus sprints, te encuentres con problemas. ¡Está bien! Comprender cómo supervisar estos problemas es parte de ser un Scrum Master extraordinario. Es importante poder identificar el problema, crear un plan de acción y luego implementar ese plan en consecuencia. Como siempre, revisa y ajusta según sea necesario hasta que se resuelva el problema.

Al seguir el procedimiento de emergencia de Scrum, puedes volver a encarrilar tu sprint y evitar costosos retrasos, interrupciones mayores o incluso la baja anticipada del producto que tu equipo ha estado desarrollando con tanto esfuerzo. Así que la próxima vez que te enfrentes a un sprint problemático, no entres en pánico, simplemente toma el control, aplica algunos de estos pasos y podrás volver a la normalidad en poco tiempo.

¡Funciona para mí!

¿Quieres saber más sobre patrones Scrum?

Para conocer más sobre el patrón Procedimiento de Emergencia puedes ir a: https://scrumbook.org/product-organization-pattern-language/emergency-procedure.html

Para conocer más de patrones Scrum, puedes ver esta presentación y video: https://luchosalazar.com/2020/05/21/patrones-scrum-un-enfoque-adaptativo/

Cuya segunda parte encuentras en: https://luchosalazar.com/2020/06/17/patrones-scrum-un-enfoque-adaptativo-parte-2/

Y en la sección Patrones Scrum y otros energizantes Scrum de nuestro libro Scrum: epítome de experiencias que encuentran en https://www.amazon.com/dp/B0BB7PW1QL

  

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