Apuntes sobre transformaciones ágiles: lo bueno, lo malo y lo feo

 

Prefacio

Aunque no es requerido, antes de pasar a estos nuevos apuntes, los invito a leer mis dos apuntes anteriores:

Apuntes sobre transformaciones ágiles: la cultura organizacional y otros condimentos del cambio

http://www.gazafatonarioit.com/2018/04/apuntes-sobre-transformaciones-agiles_1.html

Apuntes sobre transformaciones ágiles: las personas, sus miedos y qué hacer al respecto

http://www.gazafatonarioit.com/2018/07/apuntes-sobre-transformaciones-agiles.html

Ahora así, vamos con…

Lo bueno, lo malo y lo feo

Las organizaciones quieren y siguen avanzando en ese camino perenne que es la agilidad. Eso es bueno. Lo malo es que siguen aferradas a las formas de pensar y de gestionar tradicionales que las condujeron hasta este momento de su evolución. Lo feo es que no están dispuestas a sacrificar el statu quo en pro de ganar más kilometraje ágil.

Lo bueno es que el movimiento ágil sigue ganando amigos incondicionales, cada vez más individuos, equipos y empresas quieren incorporar el pensamiento ágil y lean en su quehacer. Pero las personas y las organizaciones se están perdiendo de crear su propia experiencia ágil debido al fanatismo por copiar a priori “modelos” de otras organizaciones “Spotifys”. La “celulitis” empresarial llegó para quedarse y los amantes de las tribus y los escuadrones pululan a tutiplén.

No tiene nada de malo en sí mismo, muchos procesos de innovación y de cambio tienen sus orígenes en la copia de formas y modelos existentes a los que se les adicionan atributos disruptivos o de avanzada. Lo malo es no saber por qué realizan la copia, más allá del ya bien conocido “es que el vecino es ágil”, “es que nos dijeron que adoptáramos tal o cual referencia”.

Lo feo es no ir a la causa raíz de por qué queremos la forma ágil de hacer las cosas, lo feo es no darse la oportunidad de crecer orgánicamente sino ir directamente a lo de “escalado” ágil con marcos de trabajo donde la estructura organizacional actual se vea representada con pocos o ningún cambio en los procesos existentes.

Los agentes de cambio estamos en la obligación de guiar a las personas y sus equipos a lo largo de ese camino ágil, es necesario que los ayudemos a cambiar las preguntas, más allá de darles las respuestas que quieren a las cuestiones vigentes. También estamos allí para establecer metas incómodas e incluso hacer otras preguntas difíciles, cuya indagación al interior de las organizaciones hará posible que emerjan las disfunciones existentes. Sin embargo, es importante dejar en claro que la experiencia no nos hace infalibles... ¡excepto quizás en esta afirmación!

Sobre Liderazgo

Lo bueno es que queremos un nuevo estilo de liderazgo en las empresas y en los equipos. Lo malo es que queremos que los líderes sean unos cuantos, preseleccionados, sometidos a un proceso de descarte y finalmente seleccionados vía evaluaciones sucesivas de personalidad, actitudes y habilidades individuales, a imagen y semejanza de modelos propietarios de otras compañías disímiles con la nuestra. Lo feo es que no nos estamos dando la oportunidad de cultivar a los líderes dentro de la organización y darnos ese lujo sin igual de verlos crecer y de afianzarse como mentores y como fuentes de inspiración para los demás.

Los líderes son todas las personas que puedan transformar su contexto o generar nuevos y mejores espacios para sus equipos. En los entornos de turbulencia que circundan a las empresas en este nuevo milenio, necesitamos y queremos personas que exhiban atributos de liderazgo:

• Servicial
• Basado en valores
• Para la complejidad (VUCA)
• Para proporcionar foco en la entrega de valor
• Para la autoorganización, fomento de la colaboración y equipos multifuncionales
• Para crear una organización de aprendizaje, basada en la experimentación
• Para el fomento de entornos seguros para fallar
• Para gestionar el sistema, no las personas

Sobre las prácticas ágiles

Lo bueno es que las empresas quieren llegar a la práctica de la agilidad mediante el uso inmediato de procesos y herramientas. Lo malo es que no quieren tener las conversaciones escabrosas y comprometedoras que son necesarias durante el proceso de transformación, para fundar pilares como la colaboración, entrega, reflexión y mejora continua inherentes al pensamiento ágil y lean que todos deseamos interiorizar.

Lo feo es que prefieren enmascarar las prácticas actuales, añejas en carpetas celosamente custodiadas por los guardianes de los procesos organizacionales, con nombres apropiados para la social media que permiten a la gestión tradicional aparecer en los titulares de la agile socialite con títulos y niveles de madurez en vez de sembrar actitudes y cosechar una mentalidad basada en valores y definida por principios.

Al hacer esto último, lograremos entender de una vez por todas y para siempre que los procesos metodológicos normalmente tienen una entrada, o un número reducido de entradas, actúan sobre esas entradas y entregan un resultado, aunque este no sea de valor. Esa es la intención de una metodología.

Mientras tanto, los marcos de trabajo (clasificados como) ágiles, no prescriben entradas específicas a los procesos, solo proporcionan guías o marcos de actuación ante un impulso y se enfocan, o enfocan a sus practicantes, en entregar resultados de valor, no resultados “intermedios” o salidas de actividades particulares del proceso. Scrum es buen ejemplo que salta a la vista. Estos marcos de trabajo, además, nos permiten poner de manifiesto esa mentalidad basada en valores y definida por principios con un gran número de prácticas y lineamientos.

Además, en el trabajo que hacemos no es posible determinar con anticipación qué acciones resultarán en qué reacciones. Es decir, no podemos prever cuál será el resultado. Más aún, no podemos predecir el futuro. ¡Perentorio!

Por ello preferimos correr experimentos para analizar si estos nos mueven en la dirección correcta, es decir, sondeamos, detectamos y respondemos. En otras palabras, recibimos retroalimentación del entorno (luego de la Entrega de valor) y reflexionamos basados en evidencias, en datos (inspección y adaptación).

Reflexión

Finalmente, quiero dejarlos con esta cavilación, nacida de mi observación durante esta difícil etapa que atraviesa la humanidad y, por ende, las organizaciones del mundo entero: con el aislamiento obligatorio y la dispersión a la que fuimos sometidos este 2020, las empresas "multiplicaron" su fuerza laboral. ¿Cuánto daño nos está haciendo a las personas y las empresas el cada vez más frecuente "estoy en 2 reuniones porque me necesitan"?

Déjamelo saber en el foro.

Ritmo sostenido, cadencia y el ciclo lunar

Imagen de Gerd Altmann en Pixabay

Hablaba con mi amiga Claudia Toscano sobre el por qué la duración de los Sprints debería ser siempre lo mismo, el por qué no era buena idea estar cambiando de duración a las iteraciones en Scrum y lo primero que se me ocurrió es que una de las razones principales es el ritmo, precisamente ese ritmo sostenido del que hablamos ya desde el manifiesto ágil, que nos permite conocer con más precisión (o menos imprecisión) la capacidad real del equipo.

Me refería a ese principio del Manifiesto que dice:

“Los procesos Ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los promotores, desarrolladores y usuarios debemos ser capaces de mantener un ritmo constante de forma indefinida”.

Decíamos que ese ritmo constante tiene otros beneficios también, entre ellos mayor productividad, elimina el estar pensando precisamente eso de "este sprint de cuánto tiempo será". Esas conversaciones que son desperdicio y restan productividad desde el sprint anterior en donde las personas están sugiriendo que "el próximo sprint sea de 10 días o de 5", "qué tal si lo hacemos de 15", evita esos diálogos que generan estrés, agregan confusión a un contexto que quizás ya tiene mucha incertidumbre. En general, se reduce la complejidad, esa complejidad inherente a tener que tomar ese tipo de decisiones cada vez que va a empezar un nuevo sprint, aun desde el anterior.

Hay menos inseguridad. Hay menos gasto de energía y se genera menos estrés. Además, con el tiempo, los eventos internos del Sprint son más efectivos porque la gente ya conoce su  ritmo y eso es muy importante en la Planificación, porque el equipo ya tiene una proyección de lo que puede hacer en un Sprint. Hemos notado que al mantener un ritmo y vigilarlo continuamente ayuda a mejorar la eficiencia de las personas en el trabajo, reduce los riesgos inherentes al trabajo del conocimiento y al producto o servicio, disminuye el desperdicio que se pueda generar, sobre todo si mantenemos los elementos del backlog (historias de usuario) pequeños, y contribuye significativamente a la mejora continua.

Algo que nos pasaba con nuestra forma de trabajar anterior, en Cascada, era que lenta y casi imperceptiblemente empezábamos a caer en lo que podríamos llamar "vórtice de procrastinación". Uno en el que rápidamente estábamos perdiendo contacto con los clientes o consumidores, con los interesados, pero incluso más grave aún, con los propios compañeros del equipo. No sabíamos cuando íbamos a terminar algo, a pesar de los planes “detallados” a que éramos sometidos de manera dictatorial y el fin de una actividad pasaba de horas o días a semanas y rápidamente a meses… ¡un día a la vez!

¡Eso definitivamente no tenía nada de divertido!

¿Por qué? Porque somos seres rítmicos por naturaleza. Seguimos ciclos de manera casi ritual, por ejemplo, estamos despiertos y dormimos más o menos a las mismas horas, siempre. El ritmo nos ayuda a relajarnos, a calmar el estrés, nos permite determinar bloques de tiempos para actividades específicas y todo ello nos posibilita adaptarnos mejor a las circunstancias, porque podemos predecir o proyectar lo que podemos hacer y cómo hacerlo sin estrés, de manera más o menos divertida.

El Sprint en Scrum y el ciclo lunar

Imagen de Syaibatul Hamdi en Pixabay

El Sprint es el corazón de Scrum y en Scrum todo ocurre en el marco de un Sprint. El objetivo en el Sprint es crear un incremento de producto “Terminado”, utilizable y potencialmente desplegable en un ambiente donde al menos un grupo de usuarios o consumidores pueda “jugar” con él. De la guía también aprendimos que “es más conveniente si la duración de los Sprints es consistente a lo largo del esfuerzo de desarrollo”. Ya hemos establecido ampliamente el porqué es necesaria es invariabilidad.

Una de las duraciones más ampliamente usadas por los equipos en todo el mundo es 2 semanas para sus Sprints, según indica The 2015 State of Scrum Report de la Scrum Alliance. Más sobre este reporte en:

https://www.scrumalliance.org/ScrumRedesignDEVSite/media/scrumalliancemedia/files%20and%20pdfs/state%20of%20scrum/scrum-alliance-state-of-scrum-2015.pdf

Pero también es importante definir Sprints cuyo inicio y fin concuerden con los ciclos lunares. Esto se les hace más natural a las personas porque nos adaptamos mejor a esas cadencias que son habituales para nosotros. Por eso siempre estamos buscando iniciar Sprints un lunes y terminarlos un viernes. Sin embargo, en países como Colombia donde las festividades fueron modificadas de manera artificiosa hace ya varias décadas, hay que adaptar esos ciclos para acomodar tales eventos y otras pausas habituales en las culturas locales. Por ejemplo, dado que en Colombia hay muchos lunes festivos, podría ser interesante experimentar iniciando los Sprints un martes y hacerlos de nueve días en vez de diez. En el caso de que durante ese ciclo de dos semanas no haya días festivos, el décimo día se puede usar para trabajar en la mejora del equipo o en apoyo a otros equipos y áreas de la organización, o simplemente en socialización al interior de la empresa. También son útiles estos días para realizar hackatones u otras actividades que fomenten la innovación.

De esta manera, los equipos establecen una cadencia acostumbrada y fijan expectativas con base en las fechas de finalización de los Sprints. El equipo puede sincronizarse con otros equipos para entregar incrementos de producto en el que estén trabajando en conjunto o para tener un mejor manejo de las dependencias entre ellos. Esto reduce los conflictos entre esos equipos y las personas nos sentimos más a gusto y cómodas trabajando con el horizonte de los ciclos naturales a los nos que hemos habituado desde niños. Esto mejora la motivación del equipo y afianza los valores y la visión establecidos.

Conclusión

Tener este tipo de hábitos, como Sprints de duración fija, reuniones diarias a la misma hora y en el mismo lugar, y conocer con anticipación las fechas de otros eventos como la Planificación, la Revisión o la Retrospectiva, permite que los miembros del equipo se enfoquen en sus tareas principales y hagan lo que mejor saben hacer, que es manejar la incertidumbre, los cambios y la ambigüedad inherente al tipo de tareas que hacemos diariamente, es decir, esa otra cara variable del trabajo.

Referencias

Para saber más sobre patrones Scrum puedes consultar el libro:

A Scrum Book: The Spirit of the Game, de Sutherland , Coplien , den Hollander y otros.

Aprende Scrum con Lucho Salazar

Clase en línea gratis

Aprende Scrum con Lucho Salazar

Scrum es un marco de trabajo liviano e iterativo que ayuda a los equipos a ejecutar y a entregar exitosamente el valor de negocio más alto en el tiempo más corto posible. Este método es particularmente bien apropiado para entornos donde los requisitos están sujetos a cambios continuos o donde los requisitos no se entienden correctamente.

Ven a esta clase en línea y aprende un poco más sobre el marco de trabajo Scrum para poder aplicarlo mejor en tu entorno de trabajo.

Esta es una primera clase introductoria de una serie de clases, totalmente gratuitas para los participantes.

Lucho es Agile Coach, Consultor, Facilitador en marcos de trabajo y prácticas ágiles. Coautor del libro Historias de usuario: una visión pragmática. Autor de los libros "Asuntos de la Ingeniería de Software", Volumen I y Volumen II. Creador del User Story Conversation Canvas, un lienzo para conversar sobre historias de usuario. Creador del Agile Triangle Extended, un enfoque integral ágil para la gestión de proyectos, equipos y personas. Coautor del libro Scrum: epítome de una década de experiencias, que será publicado en abril de 2020. Traductor al español de la guía oficial de Scrum y de la Guía de Nexus de Ken Schwaber.

Me he dedicado a habilitar entornos más productivos para equipos de proyectos y esfuerzos de desarrollo de productos. Como Agile Coach mi foco es llevar a los equipos a pensar en Mejoramiento Continuo a la vez que interactúen como un sistema complejo que les permita entregar frecuentemente productos de valor para el negocio mientras se divierten haciéndolo.

Regístrate totalmente gratis en:

https://www.eventbrite.com/e/aprende-scrum-con-lucho-salazar-tickets-101247086762

¡Cupos limitados!

Clase 1 - 2020-03-31

Enlace al documento de la clase:

https://docs.google.com/document/d/114YPrt4G43f7XQVbVHLlYDj72jxI2zG18QnLrvDfupY/edit

Puedes descargar la presentación de la clase 1 del 2020-03-31 aquí.

Puedes ver el video de la clase 1 del 2020-03-31 aquí.

Clase 2 - 2020-04-03

Enlace al documento de la clase:

https://docs.google.com/document/d/114YPrt4G43f7XQVbVHLlYDj72jxI2zG18QnLrvDfupY/edit

Puedes descargar la presentación de la clase 2 del 2020-04-03 aquí.

Puedes ver el video de la clase 2 del 2020-04-03 aquí.

[Web] La delegación en tiempos del covid-19

Imagen de Gerd Altmann en Pixabay 

Son tiempos difíciles. Estamos atravesando una crisis sin precedentes en la humanidad. Con asombrosa rapidez, hemos tenido que adaptarnos a un entorno que no imaginábamos posible hace apenas algunas semanas.

Afortunadamente, para quienes hemos navegado en la incertidumbre y la volatilidad, estos escenarios no son del todo novedosos. Hemos insistido hasta la saciedad en la última década que debemos practicar y promover la adaptación a los cambios. Sabemos que la vida, como la conocemos, es capaz de transformar hábitats de una perfección inescrutable, en ambientes aún más complejos y virtuosos.

Los cambios están ocurriendo por doquier, sin parar y sin que haya un comando y control superior para dar órdenes y, para ello, en las organizaciones hemos puesto de manifiesto la necesidad de delegar. Y los tiempos actuales requieren de medidas actuales. El trabajo remoto, cuya necesidad es a todas luces evidente, demanda un alto nivel de confianza y de empoderamiento en las personas.

El objetivo es lograr que nos ocupemos de todas las tareas habituales sin supervisión, que se establezca una meta, una dirección y se fijen prioridades, se analicen los problemas, se hagan planes, se ejecuten y se tomen decisiones difíciles. Todo sin la mirada del Gran Hermano sobre nosotros. Se trata de que las personas y los equipos sean efectivamente autónomos y autoorganizados.

¿Cómo lograrlo? En esta sesión hablaremos de ello, delegación y empoderamiento, cómo no controlar mientras nos cuidamos de una pandemia para sobrevivir en este universo pletórico de ambigüedades y complejidades, niveles de delegación y qué tiene que ver la confianza en todo esto. Se trata de hacerlo gradual aunque hoy no tenemos mucho tiempo, pero es posible pensar en delegar una gran tarea mientras nos tomamos treinta segundos para lavar bien nuestras manos y cuidarnos de la enfermedad.

¡Los esperamos!

Pueden descargar la presentación aquí.

Puedes ver el video de esta presentación, facilitada para la Tribu Ágil de Perú el 17 de abril de 2020:

El clima de ayer, o el arte de prever lo que sucederá hoy

Imagen de truthseeker08 en Pixabay

La velocidad de los equipos es algo que nos preocupa desde siempre, sobre todo para quienes venimos de paradigmas tradicionales y formas convenciones de medir el rendimiento de las personas y de los equipos. ¿Cómo la calculamos? ¿Cuánto tardamos en conocerla? ¿Cómo sabemos si esa es la velocidad real del equipo? Son algunas preguntas que surgen en conversaciones en las organizaciones que empiezan a usar Scrum y la forma ágil de hacer las cosas.

¡La desconfianza impera en el ambiente! Se trata de ese temor a lo desconocido, a perder el control de las cosas, natural por demás en nuestro ADN humano. Pero ya basta.

Hemos aprendido que ya no es tan importante saber cuántos Sprints vamos a tardar para conocer más o menos la velocidad del equipo. Como siempre, empezamos con un estimado, con lo que creemos que el equipo puede lograr cuando inicia “labores” ágiles y vamos afinando. El juicio de un experto viene bien; o un cálculo matemático basado en la capacidad del equipo, o la propia experiencia previa del equipo si este ya viene trabajando como tal.

Para ello, usamos un patrón que llamamos “El clima de ayer”, Yesterday’s Weather en inglés. El clima de ayer es un concepto que heredamos de eXtreme Programming (XP) y que usamos para sortear esa determinación a veces excesiva que tienen los equipos para comprometerse en exceso durante los Sprints y que hemos acogido muy bien en Scrum. Nos recuerda que un buen predictor del futuro es lo que hemos hecho en el pasado reciente.

El nombre proviene del hecho de que la mejor forma de pronosticar el clima de hoy es precisamente el clima de ayer. En la mayoría de los casos, el número de Puntos completados en el último Sprint es el vaticinador más confiable de cuántos Puntos se completarán en el Sprint que comienza.

En síntesis, el clima de ayer es un patrón Scrum que ayuda a los equipos a calcular o a determinar rápidamente cuántos puntos probablemente se terminarán en el Sprint por iniciar. Si hiciste 35 puntos este Sprint, sea cual fuere la escala que estés usando para medir, ¿cuánto es lo más probable que hagas en el nuevo Sprint? ¿49? ¿37? ¿23? ¡Yo creo que 35!

Recomendación: es importante tener cautela y no dejarse llevar por nuestra propia naturaleza humana, esa que nos acusa a las personas y a los equipos con alta autoestima de establecer metas cada vez más altas para sí mismos.

Imagen de StockSnap en Pixabay

Este Sprint hicimos 29, en el nuevo podemos hacer un 10% o un 20% más o más aun, porque hemos aprendido, porque sabemos más, porque somos muy buenos, porque el trabajo en casa rinde más y un sinnúmero de razones por las que siempre intentamos hacer más. Incluso llevamos muchos Sprints sin atinarle a lo prometido y en vez de bajar seguimos subiendo, porque ahora sí, porque la quinta es la vencida, porque ya le “cogimos el tiro al vaina”*, porque ya sabemos cómo es, porque ya nos certificamos en historias de usuario, porque ya leímos el libro de Jorge y Lucho y otro largo etcétera.

¡No hay que caer en eso! Andemos con cuidado por este mar de turbulencias. El clima de ayer es la mejor forma de predecir lo que va a pasar hoy.

Quizás puedes ir hasta tres Sprint más atrás, sí. Hay que experimentar. ¿Pero más de allí? Es que hace 24 Sprints hicimos 54 puntos y desde entonces no subimos de 31, ¡vamos con 55 esta vez! Este año sí. Bueno, no.

Así que mi punto es: ya no se trata de "estabilizar" la velocidad del equipo. La experiencia nos ha demostrado que, aunque posible, estamos en un mundo VICA (VUCA en inglés). Anoche (hoy es 16 de marzo de 2020, en plena crisis mundial por el COVID-19), antes de las 8 de la noche en Perú, ningún equipo Scrum sabía que hoy no iría a trabajar a sus oficinas. ¿Sirve la estabilidad en la velocidad? Creo que no. Toca empezar. Empecemos con el clima de ayer.

Miremos la velocidad que teníamos el viernes y vamos estudiando cómo se dan las cosas para los siguientes Sprints.

Incluso tengamos en cuenta la capacidad del equipo, si sale alguien, si alguien no estará durante algunas horas o días, si alguien se va de vacaciones o se va de luna de miel.

Finalmente, se trata de empirismo, no de prescribir una receta, allí es donde un patrón como este juega un papel importante, ¡aprendamos de la experiencia!

“El conocimiento previo no se puede obtener de fantasmas y espíritus, no se puede obtener por analogía, no se puede descubrir por cálculo. Debe obtenerse de personas, personas que conocen las condiciones del enemigo".

- Sun Tzu, El arte de la guerra

Nota:

* “Coger el tiro a la vaina” en Colombia significa “descubrir o aprender la manera de hacer algo bien”.

Para conocer más sobre el patrón El clima de ayer, pueden ir a:

https://www.scruminc.com/yesterdays-weather/

Sobre el Incremento de Producto y el Refinamiento

Imagen de mohamed Hassan en Pixabay

Llegan algunas preguntas de colegas a mi buzón:

En el review:

¿A quién se le hace la entrega el incremento?

¿Este incremento debe ponerse en producción antes o después del review? (Si es antes, ¿qué pasa si el PO no lo avala o si es después, sería una tarea del siguiente Sprint?)

En el refinamiento:

¿En qué momento se contextualiza al equipo de trabajo sobre una funcionalidad o cambio sobre las funcionalidades pactadas? Es que entiendo que el refinamiento puede ser en cualquier momento entre todo el equipo.

¿Debería existir un día en el Sprint para refinar? ¿Eso no distrae al equipo de desarrollo?

Veamos algunas ideas al respecto:

Sobre la entrega del incremento

En la Revisión del Sprint se presenta el incremento del producto funcionando. El responsable de entregar este  incremento de Valor es el Equipo Scrum en pleno. ¿A quiénes se hace la entrega? A un grupo de interesados en el producto: patrocinadores, usuarios finales o consumidores, jefes, alta gerencia, personas de mercadeo y ventas, publicidad, operaciones u otras áreas que tengan que ver con el producto, entre otros. Tampoco se trata de una reunión “amplia” con mucha gente, se trata de algunos “interesados clave” invitados por el Dueño de Producto.

Esta es una reunión informal, no de seguimiento. El Dueño de Producto ya debe tener conocimiento previo de lo que se va a entregar, de su estado (solo se entrega producto terminado), de la calidad, etcétera. Después de todo, se supone que el Dueño de Producto está trabajando con el equipo de Producto de manera cotidiana. 

Dos aspectos clave de la reunión son que:

• El Dueño de Producto explica qué elementos del backlog de Producto se han “Terminado” y cuales no se han “Terminado”; y

• El Equipo de Desarrollo hace una demostración del trabajo que ha “Terminado” y responde preguntas acerca del Incremento;

Pero la reunión va más allá. Es en este momento cuando siempre sugiero volver a leer la guía de Scrum.

Además de lo que dice la guía de Scrum, Jorge ha publicado, entre otros, los siguientes artículos sobre el tema de la revisión del sprint:

[Agenda Scrum] Pasos para Realizar el Review o Revisión

Sobre el incremento

Imagen de Gerd Altmann en Pixabay

El incremento debe estar probado y funcionando, es decir, debe ser potencialmente distribuible, que se pueda poner en producción. Este incremento cumple la Definición de “Terminado” del Equipo Scrum. Debe representar en buena medida la meta del sprint. En la práctica, no concibo un Incremento de Valor que no aporte en un altísimo porcentaje hacia el cumplimiento del objetivo del Sprint.

Normalmente el incremento se pone en producción después de la Revisión. Es posible que sea antes pero es algo difícil en los entornos actuales. Este asunto de la puesta en producción tiene su propia complejidad porque, si no estamos en un entorno con cultura DevOps, donde haya automatización y herramientas, el incremento quizás se tenga que entregar a un equipo externo y este, a su vez, deberá pasar por uno o más comités de "Paso a Producción", entre otras restricciones y, las cosas así, el paso final puede tardar desde algunas horas, hasta algunos días o semanas. En cualquier caso, es el Dueño de Producto quien autoriza el paso, al menos por el lado del producto. Ya los demás comités y áreas harán lo suyo.

Importante: el objetivo del Equipo Scrum es entregar un incremento de producto en cada Sprint. Que tenga valor para el negocio, los usuarios o consumidores. Es decir, que genere retorno de la inversión, que haga ganar más dinero, que minimice costos, que mejore procesos, que evite más costo de la demora innecesario, entre otros aspectos. Si tu equipo no lo está logrando, es tiempo de una retrospectiva cuyo foco sea precisamente este de la no entrega de valor.

Sobre el refinamiento

Imagen de Gerd Altmann en Pixabay 

La contextualización sobre una funcionalidad o cambio en las funcionalidades pactadas se hace, precisamente, durante el refinamiento. Es el mejor momento.

El refinamiento es una tarea diaria del Dueño de Producto, con su equipo de producto, con los usuarios, con los interesados, con los consumidores finales, etcétera. Y, de tanto en tanto, durante el Sprint, se reúne con el equipo para contarles sobre las funcionalidades que vienen en los dos siguientes Sprints. 

Scrum nos sugiere que podemos usar hasta un 10% del tiempo del sprint para el refinamiento. Pero el equipo debe o debería estar completo con el Dueño de Producto a bordo. Para que todos vayan con el mismo conocimiento a las siguientes planificaciones y refinamientos. 

Sobre cuándo hacer el refinamiento

Se puede seleccionar un día del sprint o dos, dependiendo de la duración del mismo. Por ejemplo, sesiones de 2 horas o de 4 horas máximo vienen bien. Se recomienda que sean a mediados del sprint, nunca al principio y mucho menos al final. De hecho, el equipo puede tomar este tiempo como un "respiro" de sus tareas más complejas de desarrollo, así que puede ser beneficioso. Lo que no puede suceder es que se hagan tres o más reuniones de refinamiento en el sprint, que sean breves, eso no. Aunque es cuestión de experimentar, no creo que este último sea el camino, eso sí puede distraer al equipo, puede hacer que pierdan el foco continuamente, en fin, veo algunas desventajas en hacerlo así. Una o dos sesiones máximo.

Más sobre refinamiento en:

Purga ágil de producto
http://www.gazafatonarioit.com/2016/06/purga-agil-de-producto.html

Sobre el Backlog de Producto, el Refinamiento del Producto y el Rol del Dueño de Producto
http://www.gazafatonarioit.com/2017/06/sobre-el-backlog-de-producto-el.html

En este mismo Gazafatonario.

El imposible y desatinado caso de SCRUMStudy®

Imagen de Sophie Janotta en Pixabay

Una colega lanzó esta pregunta en una comunidad de Scrum Masters:

Que tal grupo, […],

Duda: (corríjanme si estoy mal, por favor)

Entre las diferentes compañías tales como SCRUMstudy^®, Scrum Alliance, Scrum.org, etc.

En cuestión a la teoría que imparten todas las diferentes compañías/empresas ¿existe alguna diferencia entre el contenido que imparten para enseñar a sus receptores Scrum? o ¿Todas las compañías en cuestión a teoría enseñan lo mismo pero te certifican según la compañía en la que tomaste la capacitación o curso?

[…]

Saludos.

[Texto copiado con permiso de su autora]

Recordé que hace ya algún tiempo estuve involucrado en otro foro sobre la muchas veces discutida pregunta “¿dónde me certifico?”. Mis ideas de entonces quedaron registradas en:

https://www.linkedin.com/pulse/donde-me-certifico-como-scrum-master-luis-antonio-salazar-caraballo/

Pero esta nueva pregunta iba más allá. Hablaba de la teoría. Y lo que más me llamó la atención fueron las respuestas iniciales de otros foristas quienes, de alguna manera, no diferenciaban en el tratamiento de Scrum que hace el así llamado SBOK^® y la guía oficial de Scrum, escrita por sus creadores.

Como es un tema escabroso, de esos que elevan las pasiones, lo pensé mucho antes de involucrarme. Finalmente, pudo más la responsabilidad que tengo con el “hacer bien las cosas”, el compromiso que tengo con el mejoramiento del uso de Scrum por parte de las personas, equipos y organizaciones a mi alrededor. Así que esta fue mi respuesta:

Imagen de David Mark en Pixabay

A ver si trato de explicar esto con una analogía:

Aunque la FIFA no inventó el Fútbol, es hoy el organismo que “rige” los estándares, que regula, que establece las “reglas” de ese deporte. A pesar de ello, es posible jugar al fútbol con variantes y no “pasa nada”: fútbol playa, fútbol 5, fútbol 7, fútbol sin porterías, etcétera. Cada una de estas otras versiones tiene distintas reglas, creadas o inventadas por nosotros mismos, las personas, o por algún organismo distinto a la FIFA. Hay menos jugadores en algunos, hay variaciones en las reglas, en fin. Pero en definitiva, el Fútbol como tal, el deporte del balón, el universal, es el de la FIFA.

Así ocurre con Scrum. Este marco de trabajo fue creado por Jeff Sutherland y Ken Schwaber y fueron ellos quienes escribieron originalmente lo que hoy se conoce como la guía de Scrum. El primer documento lo presentaron al mundo en 1995. Puedes encontrar más de los orígenes de Scrum en:

https://www.scruminc.com/origins-of-scrum/

Ahora bien, son Jeff Sutherland y Ken Schwaber quienes siguen actualizando y manteniendo la guía (la teoría) de Scrum de tanto en tanto. Ellos reciben la retroalimentación de la comunidad pero finalmente ellos son sus creadores y, por decirlo de alguna manera, sus guardianes. Aunque bien todos nosotros deberíamos ser custodios de esa guía oficial también.

Después de Scrum llegaron organizaciones como la Scrum Alliance, creada precisamente para fomentar el uso del framework. Ellos crearon algunas certificaciones asociadas: Scrum Master, Product Owner y Scrum Developer. Y basaron sus cursos y certificaciones en la guía de Scrum escrita por Sutherland y Schwaber.

Más tarde aparecieron empresas como Scrum.org de Ken Schwaber y Scrum Inc., de Jeff Sutherland.

Y luego otras empresas certificadoras. Incluyendo SCRUMStudy^®. Casi todas estas últimas empresas certificadoras de Scrum son independientes, de terceros, pero basan sus certificaciones en la guía de Scrum escrita por Sutherland y Schwaber, la guía oficial.

Casi todas, excepto SCRUMStudy^®, que basa sus entrenamientos (teoría) y exámenes de certificación en un libro que ellos llaman Scrum Body of Knowledge (SBOK^®). Un libro de más de 400 páginas la última vez que lo consulté. Mientras que la guía oficial solo tiene unas 18 páginas en español.

Imagen de LhcCoutinho en Pixabay

Este SBOK^® es como esas otras versiones de Fútbol de las que te hablé al comienzo. Tiene otras reglas, muy diferentes a las que tiene la guía de Sutherland y Schwaber, los creadores de Scrum.  Imagina las diferencias nada más en número de páginas. De 18 a más de 400. Pero quisiera poner tres ejemplos de las disparidades que presenta la una versus la otra:

1. Roles propuestos: en Scrum “oficial” (en la guía de Sutherland y Schwaber, la de 18 páginas), los tres roles propuestos son: Dueño de Producto, Scrum Master y Equipo de Desarrollo. Solo tres y nada más que tres. Estos tres roles forman lo que conocemos como Equipo Scrum. Mientras tanto en el SBOK^® se proponen 2 tipos de roles: Roles Core y Roles Non-core. A los primeros pertenecen los tres roles de la guía oficial aunque con una discrepancia: el equipo de desarrollo se llama Equipo Scrum. En la guía oficial, como dije antes, este Equipo está compuesto por los tres roles. Aquí no. Y los roles non-core son Stakeholders (dentro de los cuales cuentas Customer, Usuarios y Patrocinador), Vendedores y Cuerpo de asesoramiento de Scrum. En definitiva, son reglas distintas.
2. En la guía oficial de Scrum, el tamaño del equipo de desarrollo va de 3 a 9 personas. En la sección 3.6.2 (Tamaño del Equipo Scrum), el SBOK^® dice que “El tamaño óptimo de un Equipo Scrum es de seis a diez miembros”. Otra vez, una regla disímil.
3. En la guía oficial de Scrum, la duración máxima del Sprint es de un mes. Mientras que en la sección 2.7.1 (Scrum Time-boxes), el SBOK^® dice que “Un Sprint es una iteración Time-boxed de una a seis semanas de duración”. Otra disparidad.

Y así podemos encontrar muchas. De 18 a más de 400 páginas. Simplemente son reglas desiguales, algunas muy opuestas. El SBOK^® No es Scrum.

Con esto solo estoy tratando de señalar que la guía de Scrum, la cual puedes descargar de inmediato desde https://www.scrumguides.org/download.html o directamente la edición en español desde: https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v2017/2017-Scrum-Guide-Spanish-SouthAmerican.pdf, es la guía oficial que te presenta la teoría y las reglas de Scrum. Es la única fuente fiel, escrita y mantenida por sus creadores.

¿Quién sabe? Seguramente, si vas a jugar Fútbol y tomas el balón con la mano o si en tu equipo hay trece jugadores en la cancha recibirás una infracción y quizás hasta no puedas jugar.

Espero que sea de utilidad.

Saludos,

Las primeras reacciones a mis ideas en el foro fueron bastante positivas. De hecho, mucho más de lo que merezco. Pero eso me motivó a trasladar la explicación hasta mi Gazafatonario, para que más personas tuvieran acceso a ella. Por favor, déjame saber qué piensas al respecto.

Soy un buen Scrum Master pero la empresa no está preparada

O “Soy un buen Scrum Master pero la empresa no es ágil”

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Cuando eres Scrum Master, sea cual fuere tu nivel de experiencia o de madurez en el rol, nunca más se da el caso de “no soy yo, son ellos”:

• Es que apenas están implementando Scrum, ellos (la organización, los equipos, las personas) no están maduros. | ¿Es posible “implementar” Scrum?
• Es que todavía están (los equipos, las personas) atascados en los modos tradicionales de gestión y creen que soy el jefe o el gerente.
• Es que ellos necesitan entender la nueva forma ágil de trabajar que quieren adoptar. | ¿”Adoptar”, luego no era “implementar” Scrum?
• Es que están esperando que yo comande al equipo desde alguna suerte de puesto de control o cabina de mando.
• Es que yo no tengo autoridad sobre el equipo. Soy solo un líder servicial a su servicio, como dice la guía de Scrum. Y el equipo es autogestionado. Funciona por sí solo. | ¿Un equipo “funciona”?
• Y la lista de razones puede llegar a ser interminable.

Muchas organizaciones con una fuerte cultura de comando y control no te tomarán en serio como Scrum Master si no muestras habilidades para tomar el control de la situación. Las formas de hacer las cosas y mucho menos las formas de pensar actuales se cambian en pocos meses. Hacer que la empresa, los equipos y las personas maduren o siquiera estén conscientes de su nivel de agilidad es tu responsabilidad también.

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No puedes simplemente ignorar la cultura actual de la organización y conducirte sobre los nuevos preceptos que te “dicta” la agilidad, el pensamiento Lean o prácticas como Scrum. “Es que ellos no entienden nada de liderazgo servicial ni de mejoramiento continuo”. No hay tal cosa como “ellos y nosotros” en el pensamiento ágil.

No te apresures. Da un paso a la vez y aprende de la reacción del entorno. Concéntrate primero en el equipo y ve escuchando al resto de la organización sin atribularte por la avalancha de ideas, solicitudes, advertencias, restricciones, desafíos, oposiciones y demás escenarios que vas a vivenciar. Para ello, viene bien hacerse acompañar de otros Scrum Masters, coaches ágiles o de cualesquiera que te proporcione ideas y que desee llevarlas a cabo contigo.

Estás allí para enseñarle a cada miembro del equipo a ser un líder, para empoderarlo y ayudarlo a aclarar su rol en este nuevo orden de las cosas, para remover algunos de los obstáculos en su camino pero más que a nada para instruirlo en cómo eliminarlos por sí mismo. Por sobre todas las cosas, no pierdas de vista que vienen de la cultura de ser recursos, así que piensa en ellos como personas y haz todo lo que esté a tu alcance para aumentar su felicidad.

Eres su entrenador pero deja que ellos también te entrenen. Aprende de la cultura y de los comportamientos imperantes. Luego, comienza a promover y a resaltar nuevos comportamientos “a lo ágil” y a desalentar, sin presión, las conductas actuales que no posibilitan el mejoramiento del equipo. Define un buen conjunto de valores que sean consistentes con el mensaje que quieres enviar y con el nuevo camino que les quieres mostrar, los valores de Scrum te ayudan, sí.

Asegura victorias tempranas. Una matriz de Esfuerzo versus Valor siempre viene bien en estos casos. Asegúrate de hacer con tu nuevo equipo lo que está en la zona de mayor Valor pero menor Esfuerzo y por ningún motivo mires la zona de mayor valor y menor esfuerzo.

Matriz de Esfuerzo versus Valor

Esfuerzo y Valor son relativos. Asume que todo lo que haces genera Valor y requiere de cierto esfuerzo. Pero incluye las variables que necesites para garantizar que algunas tareas, de tres a cinco de ellas, generan más valor que otras y requieren menos esfuerzo que otras. Y así, hasta completar la matriz. Distintos ejercicios te pueden llevar a lograr esto en pocos minutos, aun si tu equipo no es el mejor comunicándose.

Ve a lo seguro, sin dejar de experimentar. Después de todo, de eso se trata, de aprender mediante experimentos rápidos y baratos. Sigue la línea Shu-Ha-Ri como en esta infografía que preparé con mi gran amigo, compañero de batallas ágiles, Jorge Abad (@Jorge_Abad):

Scrum Master Shu-Ha-Ri

En esta etapa inicial, como Scrum Master, sigue la guía de Scrum con cierta precisión. Concéntrate en cómo organizar y llevar a cabo los eventos con el equipo, que se tengan los artefactos y que cada miembro del equipo Scrum se desempeñe como lo plantea la guía, sin preocuparte demasiado por la teoría subyacente; por ejemplo, en cómo planificar en un entorno empírico. Si hay múltiples variaciones sobre cómo hacer algo, solo decídete por la forma en que la guía lo establece o en como lo aprendiste. Tengo que decirlo, en este último caso, quizás estés equivocado, así que igual, hazte acompañar de alguien más experimentado, incluso de miembros de tu nuevo equipo. Ellos ahora son tu familia.

Más adelante pasarás a los demás estados. Recuerda que si ingresaste al equipo y a la organización, hay una alta probabilidad de que la madurez en materia de desempeño de todos quizás se reinicie “a lo Tuckman”, en donde los miembros del equipo tengan miedo (otra vez) de pedir ayuda unos a otros y a ti, no confiarán completamente en ti y te monitorean de cerca cuando estés trabajando en una tarea específica, con o sin ellos; muchos de ellos tendrán sus propias ideas sobre el proceso y las agendas personales serán rampantes; quizás te encuentres con roles específicos dentro del equipo, como líder técnico, facilitador, diseñador, documentador, incluso gerente; volverán las discusiones abstractas (si alguna vez se fueron) sobre distintos conceptos y temas y algunos miembros estarán impacientes con estos debates. Entre otros comportamientos típicos de la etapa de Formación de un equipo tradicional.

Incluso parecerá que estás logrando poco hacia la consecución de los objetivos del proyecto (sí, todavía se llamará “proyecto) y recibirás toda la carga de la culpa cuando te señalen a ti y a la nueva forma ágil de hacer las cosas que intentas poner de manifiesto en el ambiente. No te preocupes mucho por ello, aunque no estén completamente seguros de las metas y problemas del proyecto, algunos, quizás todos, estarán entusiasmados y orgullosos de estar en el equipo y a la expectativa de lo que pueda venir.

Las cosas así, quizás no puedas ir más allá del estado Shu, así te sientas con la fuerza, la experiencia y el coraje para empezar con el estado Ri. Lo leí de Melina Jajamovich (@latodoterreno) recientemente, “No hay seniority que valga cuando se trata de #agilidad | El mindset es un desafío de cada día”. Eres un eterno aprendiz, inculca eso en tu equipo, estás allí para acompañarlos a ser mejores.

Finalmente, empieza a pensar en el futuro del equipo. De hecho, esto se convertirá en lo más común y en lo mejor que podrás hacer en tu nuevo rol. Con el tiempo aprenderás que para un Scrum Master extraordinario no hay tal cosa como “no puedo hacer esto o aquello porque surgió algo urgente”. Debes adelantarte en el tiempo y visionar cómo llevarás al equipo al siguiente nivel de crecimiento, sin dejar de vivir en el presente para estar al frente de las tareas menos mundanas de protección y liderazgo del equipo.

Ya eres Scrum Master, no lo eches a perder solo porque el resto de la organización no te entiende. Asume tu responsabilidad, toma el control y muéstrales las cosas fantásticas que pueden lograr con agilidad. Es tiempo de cambiar.