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miércoles, febrero 16, 2022

Nuestro Scrum empírico de todos los días

Imagen tomada de Pixabay

“El verdadero método de conocimiento es el experimento”.

-          [William Blake. Poeta, pintor y grabador inglés.]

Muchos dicen usar Scrum, dicen usarlo bien. Según los “lineamientos” ágiles, los he escuchado decir. Pero he aquí una observación: la gran mayoría quizás ni lo están haciendo, a pesar de los eventos, las responsabilidades y los artefactos. En general a casi todos les hace falta lo que llamo “el espíritu de Scrum”. Ese que tiene que ver con la teoría del marco de trabajo, con sus pilares y con sus valores.

Me concentraré específicamente en la teoría. En esa que nos dice que Scrum se basa en el empirismo y en el pensamiento Lean. De hecho, mi foco será esto del empirismo. Para empezar, es bueno reconocer que un entorno empírico es aquel en el que la mejora y la dirección están guiadas por los experimentos y la experiencia.

Esta última se basa en lo que ya ha ocurrido, en el pasado. Muchos siguen usando Scrum tratando de predecir lo que va a pasar en el futuro, a veces incluso, en un futuro distante. Nada más alejado de las prácticas erróneas. Mi primera recomendación: usa la experiencia para experimentar con la planificación en el muy corto plazo, la planificación de un sprint; es más, con la planificación de un día de trabajo.

Para hacerlo, haz que tu equipo planifique teniendo en cuenta lo que pasó en el último sprint. Quizás en los tres últimos. Tampoco te vayas tan atrás. Seguramente hay cosas que han cambiado en el entorno. No es lo mismo si hace unas semanas tu equipo estaba disperso por el mundo y apenas si lograbas identificar un icono en una pantalla de alguna de las herramientas favoritas de comunicación, a si en este momento están trabajando con un modelo “híbrido” o presencial del todo. Mientras escribo esto, algunas empresas ya lo están intentando.

Promueve un entorno donde todos en el equipo y los interesados clave, además de los usuarios, esperen lo inesperado. Es lo que sucede cuando trabajas bajo el manto de la incertidumbre y la volatilidad inherentes a los escenarios que enfrentas habitualmente, sin hablar de la complejidad propia del ADN de las iniciativas con las que convives a diario. Es en estos escenarios donde un proceso empírico tiene vigor.

La realidad del Scrum que haces

Photo by Yan Krukov from Pexels
Todo el tiempo escuchas decir:

La mejor duración de sprint es de dos semanas. Pero ¿has experimentado con otra duración? ¿Una mejor, por ejemplo?

En nuestras Daily Scrum seguimos usando las “tres preguntas”. Nos parecen muy buenas. Sí, pero ¿has experimentado con otro tipo de conversaciones?

Nuestra definición de terminado es muy completa. Pero ¿la has mejorado con el tiempo?

En cada sprint implementamos entre 4 y 8 historias de usuario. Pero ¿has experimentado con otros rangos?

Nos funciona bien un equipo de 8 personas. Pero ¿has ensayado con otro tamaño de equipo?

Te haré otras preguntas:

¿Has dejado de usar la velocidad como medida de capacidad para el equipo?

¿Sigues usando puntos de historia para estimar las historias de usuario?

¿Has intentado con tu Product Owner alguna técnica distinta a MoSCoW para ordenar el Product Backlog? ¿Has usado MoSCoW?

¿En realidad todos en el equipo y en el entorno, es decir, interesados clave, patrocinadores y usuarios, entre otros, comparten no solo la misma información sobre lo que está sucediendo, sino el mismo significado de las cosas?

¿Has experimentado o has promovido cambios en la forma como hacen la planificación del sprint, el refinamiento, la revisión o la misma retrospectiva? Sobre esta última, ¿te limitas a los “pasos” generados por Retromat, Fun retrospectives o el muy buen libro sobre el tema de mi gran amigo Jorge Abad, pero nunca has intentado crear tu propia retrospectiva, más adecuada a las necesidades de tu equipo en un momento dado?

Finalmente, ¿te basas y promueves que el equipo y la organización se basen en lo que ya ha sucedido, datos cuantitativos, sobre todo, para tomar decisiones sobre qué hacer y cómo hacerlo en el futuro inmediato?

Algo del Scrum que deberías estar haciendo

Photo by fauxels from Pexels

¿Y por qué todo este cuestionamiento?

Bueno, precisamente porque Scrum es útil en un entorno donde la experimentación debe(ría) estar a la orden del día. Como dije al principio, a eso se refieren Schwaber y Sutherland cuando dicen que Scrum se basa, además del pensamiento Lean, en el empirismo. Este último “afirma que el conocimiento proviene de la experiencia y de la toma de decisiones con base en lo observado”.

Por ejemplo, no te desgastes mucho, ni entretengas a tu equipo haciendo estimaciones, aunque sean “ágiles”, en el primer sprint. Simplemente empieza. Al final del primer sprint tendrás un dato verificable de cuánto hizo el equipo. De inmediato, en el segundo sprint, toma la decisión de que la velocidad del equipo sea justamente el número de puntos que acaban de lograr en el sprint anterior. De hecho, esto es un patrón Scrum conocido como El clima de ayer.

Ahora bien, los experimentos no tienen que proponer cambios sustanciales a lo que se está haciendo. Puedes usar mejoramiento continuo de un paso a la vez, crea una expectativa de experimentación y mejora bastante baja, de tal forma que para nadie sea una carga impositiva sino más bien un camino a transitar, desafiante pero divertido. Eso sí, primero enséñales a todos a mejorar, a proponer esos experimentos que tanto quieres.

Por ejemplo, enséñales a prepararse para una Daily Scrum.

Puedo contar por centenares las reuniones diarias a las que he asistido con personas que van muy mal preparadas a la misma. Todo el tiempo están titubeando, desenfocados, desmotivados y mirando el reloj a que simplemente terminen los infames 15 minutos de la reunión porque saben que eso sí lo van a respetar. Una de las principales razones que he encontrado para que esto suceda es que es una sesión subvalorada, a la que le dan poca o ninguna importancia, porque no terminan de entender qué significa la inspección y adaptación como pilares esenciales de un entorno empírico.

Lo he resuelto con entrenamiento, preparación y acompañamiento. Además de crear todo un movimiento cultural alrededor del evento:

1.    Al principio del sprint fijas una táctica o técnica para llevar a cabo la reunión.

2.    Les enseñas a todos en el equipo cómo será, haces una simulación. Llevas a cabo conversaciones de mejora para que cada uno llegue a conocer muy bien los detalles.

3.    Antes de las primeras sesiones, te aseguras de que todos efectivamente estén preparados. Indagas si necesitan ayuda para estarlo. Les proporcionas la ayuda que necesitan.

4.    Durante el evento estás atento a cómo lo llevan a cabo para, a continuación de este, mantener otras conversaciones de mejora y perfeccionar en consecuencia.

5.    Indaga cómo se sienten, qué les hace falta, qué quieren proponer.

6.    Precisamente sobre este último asunto, lo más importante es, enséñales a mejorar ese paso a la vez. Por ejemplo, enséñales con ejemplos claros a que cada vez digan más con menos palabras. Pero sin atribularlos.

Por sobre todas las cosas, siempre ten en cuenta lo que sucedió los días anteriores. Y haz que ellos en el equipo también lo tengan presente. No puedes encontrar nada de eso que sucedió en un cuerpo de conocimiento, mucho menos en la guía de Scrum. De hecho, Scrum se basa en la inteligencia colectiva de las personas que lo usan. Y es precisamente esa diversidad de perspectivas, una de las formas cómo enfrentamos la complejidad que nos rodea, lo que posibilita que encontremos soluciones más acertadas o apropiadas a los problemas que nos desafían cotidianamente.

Quieres saber más

Para saber más del Scrum que deberías estar haciendo, te invito a mi próximo curso para Scrum Masters. Encuentras toda la información de este en:

https://luchosalazar.com/portfolio/nuevo-curso-scrum-master/

Mientras tanto:

Para saber más de cómo mejorar la Daily Scrum:

http://www.gazafatonarioit.com/2022/01/como-ayudar-tu-equipo-mejorar-su-daily.html

https://luchosalazar.com/2021/04/23/daily-scrum-kaizen/

Para saber más sobre el clima de ayer y otros patrones Scrum:

https://luchosalazar.com/2020/05/21/patrones-scrum-un-enfoque-adaptativo/