Pregunta:
¿Cómo es posible que un gran proyecto de software se atrase un año entero?
Respuesta:
¡Un día a la vez!
[Frederick
P. Brooks, Jr. The Mythical Man-Month. Pp. 153.]
Se ha llamado
Reunión Diaria, Scrum Diario, Reunión de Pie, Reunión Diaria de Pie y de
algunas otras formas equivalentes, en todos los idiomas. Esta no es solo una
reunión de pie. Este ritual, que bien puede implementarse en proyectos de todo
tipo, ágiles y no ágiles, tiene una importancia que muchas veces pasa
desapercibida para el común de los mortales.
Brooks, en su ya
antiquísimo libro The Mythical Man-Month,
y del que me he permitido extraer la frase inicial, dice que pequeñas demoras
incrementales en distintos frentes del proyecto eventualmente se acumulan para
producir un enorme retraso. Se requiere entonces atención permanente para alcanzar
metas individuales pequeñas o parciales en todos los niveles del proyecto. [1]
Hace ya 40 años
Brooks ponía de manifiesto la necesidad de una sesión como esta. Es una
reunión de planificación, no de seguimiento como erróneamente creen algunos.
También es una ceremonia de sincronización del equipo, para que sus miembros se
enteren de los avances del Sprint de todo el equipo y de las dificultades
existentes, cuya exposición se hace para que cada participante se postule en
pro de su solución.
Así que si eres un
Scrum Master o haces parte de un Equipo Scrum, sigue estos consejos que he
tomado de aquí y de allá, incluida mi propia experiencia facilitándolas y
ayudando a terceros a facilitarlas.
Algunos Patrones de
Comportamiento Durante el Scrum Diario
Sé riguroso con la
agenda. No permitas discusiones y mantente firme en las 3 preguntas. De esta
forma, terminarás antes de 15 minutos. Como Scrum Master es tu trabajo hacer
que esto pase. Si comienza una discusión, detenla y pide a los involucrados que
la aplacen hasta después de la reunión, pero asegúrate de que se lleve a cabo.
Sin embargo, permite que los miembros del equipo brinden ideas rápidas sobre la
solución a problemas comunes.
Las decisiones
importantes del proyecto no se deberían tomar durante la Reunión Diaria. Esta
es una reunión de estatus, un punto
de comunicación, no es para resolver problemas. Esta es una característica
importante de la Reunión de Pie.
Si promueves
discusiones detalladas, a medida que la reunión avanza y llega el turno de los
últimos participantes, quizás el tiempo se habrá acabado y algunos asistentes quedarán
sin sincronizar con el resto del grupo, así que no permitas los conflictos o
diálogos extensos para buscar soluciones o discutir procedimientos; en cambio, fomenta
una o más reuniones en grupos pequeños con las personas necesarias para tomar
decisiones específicas. De esta forma, los demás podrán regresar a sus tareas
regulares del sprint.
La facilitación de
un Scrum Master experimentado es clave hasta que todo el equipo sea un Equipo
Scrum maduro y hábil. Asegúrate de que los miembros del equipo asistan a la
reunión con una buena idea de lo que harán a continuación, pero también permita una
discusión rápida entre los miembros del equipo para tomar decisiones sobre
colaborar en una tarea o una serie de tareas.
Proporciona algunos
recordatorios estratégicos rápidos que son necesarios como: “estamos cerca del
final del sprint, enfoquémonos en asegurar que tengamos un producto
potencialmente distribuible que entregar”. Esto es algo que se puede incorporar
con el pasar de los sprints, a medida que el equipo se envuelve en la cultura
ágil.
Algunas otras
ideas:
Usa una especie de
testigo, al mejor estilo de las carreras atléticas de relevos, para evitar que
los participantes hablen unos sobre otros y asegúrate de que el orden de
intervención sea estricto, por ejemplo, en el sentido de las manecillas del
reloj.
No realices estas
reuniones al final del día, la gente ya está cansada y quiere irse a casa. En
ese momento, el interés de las personas ya es otro. Una buena alternativa a
hacerla en la mañana, es llevarla a cabo justo después del almuerzo, las
personas tienen energía, están felices y vienen de un corto descanso.
Además, como Scrum
Master:
Sirve como fuente
de inspiración del trabajo en equipo, después de todo, eso eres: un líder al servicio
del equipo y de la organización.
Facilita la reunión
y haz que se mantenga breve y al punto.
Establece que las
tarjetas (o notas adhesivas) de tareas se muevan antes o después de la reunión,
pero no durante la misma, llega a un acuerdo de trabajo con el equipo. Haz lo
mismo con las horas faltantes del Sprint, con el burn-down chart o cualquier
otro mecanismo que estés usando con el equipo para monitorear el avance del
proyecto.
Impulsa el que los
Cerdos respondan las 3 Preguntas al Equipo Completo, no a ti como Scrum Master
o a alguna otra persona en particular.
No permitas que las
Gallinas (ninguna Gallina) los interrumpa a menos que sea esencial, en la
práctica casi nunca lo es.
Finalmente, observa
atentamente y resuelve estos asuntos:
Algunas personas no
escuchan cuando otros hablan
Algunas personas
dan información vaga o insuficiente, o no dicen nada, lo cual es su
prerrogativa. Sin embargo, estos casos deben tratarse con cautela, de manera
personalizada.
Algunas personas censuran
cuando alguien no tiene un buen avance o comete algún error
Algunas personas
postergan discusiones o la comunicación entre ellas durante el día hasta la Reunión
Diaria
¿Quieres saber más?
La descripción
completa sobre el Scrum Diario la encuentras en “La Guía de Scrum", a cuya última versión en español puedes llegar a través de:
Sobre la reunión
diaria, este artículo de Jason Yip es todo un tratado alrededor del tema y expone
una serie de patrones que bien podemos implementar: “It's Not Just Standing Up: Patterns for Daily Standup Meetings”:
Sobre Scrum y
cultura ágil puedes leer estos artículos en mi
Gazafatonario:
En particular, sobre
el rol y responsabilidades del Scrum Master, facilitador del Scrum Diario:
Referencias
[1] The Mythical Man-Month by Frederick P. Brooks,
Jr., Addison Wesley Pub. Co., 1975, 25th Anniversary edition, 2000.
