Soy un buen Scrum Master pero la empresa no está preparada

O “Soy un buen Scrum Master pero la empresa no es ágil”

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Cuando eres Scrum Master, sea cual fuere tu nivel de experiencia o de madurez en el rol, nunca más se da el caso de “no soy yo, son ellos”:

• Es que apenas están implementando Scrum, ellos (la organización, los equipos, las personas) no están maduros. | ¿Es posible “implementar” Scrum?
• Es que todavía están (los equipos, las personas) atascados en los modos tradicionales de gestión y creen que soy el jefe o el gerente.
• Es que ellos necesitan entender la nueva forma ágil de trabajar que quieren adoptar. | ¿”Adoptar”, luego no era “implementar” Scrum?
• Es que están esperando que yo comande al equipo desde alguna suerte de puesto de control o cabina de mando.
• Es que yo no tengo autoridad sobre el equipo. Soy solo un líder servicial a su servicio, como dice la guía de Scrum. Y el equipo es autogestionado. Funciona por sí solo. | ¿Un equipo “funciona”?
• Y la lista de razones puede llegar a ser interminable.

Muchas organizaciones con una fuerte cultura de comando y control no te tomarán en serio como Scrum Master si no muestras habilidades para tomar el control de la situación. Las formas de hacer las cosas y mucho menos las formas de pensar actuales se cambian en pocos meses. Hacer que la empresa, los equipos y las personas maduren o siquiera estén conscientes de su nivel de agilidad es tu responsabilidad también.

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No puedes simplemente ignorar la cultura actual de la organización y conducirte sobre los nuevos preceptos que te “dicta” la agilidad, el pensamiento Lean o prácticas como Scrum. “Es que ellos no entienden nada de liderazgo servicial ni de mejoramiento continuo”. No hay tal cosa como “ellos y nosotros” en el pensamiento ágil.

No te apresures. Da un paso a la vez y aprende de la reacción del entorno. Concéntrate primero en el equipo y ve escuchando al resto de la organización sin atribularte por la avalancha de ideas, solicitudes, advertencias, restricciones, desafíos, oposiciones y demás escenarios que vas a vivenciar. Para ello, viene bien hacerse acompañar de otros Scrum Masters, coaches ágiles o de cualesquiera que te proporcione ideas y que desee llevarlas a cabo contigo.

Estás allí para enseñarle a cada miembro del equipo a ser un líder, para empoderarlo y ayudarlo a aclarar su rol en este nuevo orden de las cosas, para remover algunos de los obstáculos en su camino pero más que a nada para instruirlo en cómo eliminarlos por sí mismo. Por sobre todas las cosas, no pierdas de vista que vienen de la cultura de ser recursos, así que piensa en ellos como personas y haz todo lo que esté a tu alcance para aumentar su felicidad.

Eres su entrenador pero deja que ellos también te entrenen. Aprende de la cultura y de los comportamientos imperantes. Luego, comienza a promover y a resaltar nuevos comportamientos “a lo ágil” y a desalentar, sin presión, las conductas actuales que no posibilitan el mejoramiento del equipo. Define un buen conjunto de valores que sean consistentes con el mensaje que quieres enviar y con el nuevo camino que les quieres mostrar, los valores de Scrum te ayudan, sí.

Asegura victorias tempranas. Una matriz de Esfuerzo versus Valor siempre viene bien en estos casos. Asegúrate de hacer con tu nuevo equipo lo que está en la zona de mayor Valor pero menor Esfuerzo y por ningún motivo mires la zona de mayor valor y menor esfuerzo.

Matriz de Esfuerzo versus Valor

Esfuerzo y Valor son relativos. Asume que todo lo que haces genera Valor y requiere de cierto esfuerzo. Pero incluye las variables que necesites para garantizar que algunas tareas, de tres a cinco de ellas, generan más valor que otras y requieren menos esfuerzo que otras. Y así, hasta completar la matriz. Distintos ejercicios te pueden llevar a lograr esto en pocos minutos, aun si tu equipo no es el mejor comunicándose.

Ve a lo seguro, sin dejar de experimentar. Después de todo, de eso se trata, de aprender mediante experimentos rápidos y baratos. Sigue la línea Shu-Ha-Ri como en esta infografía que preparé con mi gran amigo, compañero de batallas ágiles, Jorge Abad (@Jorge_Abad):

Scrum Master Shu-Ha-Ri

En esta etapa inicial, como Scrum Master, sigue la guía de Scrum con cierta precisión. Concéntrate en cómo organizar y llevar a cabo los eventos con el equipo, que se tengan los artefactos y que cada miembro del equipo Scrum se desempeñe como lo plantea la guía, sin preocuparte demasiado por la teoría subyacente; por ejemplo, en cómo planificar en un entorno empírico. Si hay múltiples variaciones sobre cómo hacer algo, solo decídete por la forma en que la guía lo establece o en como lo aprendiste. Tengo que decirlo, en este último caso, quizás estés equivocado, así que igual, hazte acompañar de alguien más experimentado, incluso de miembros de tu nuevo equipo. Ellos ahora son tu familia.

Más adelante pasarás a los demás estados. Recuerda que si ingresaste al equipo y a la organización, hay una alta probabilidad de que la madurez en materia de desempeño de todos quizás se reinicie “a lo Tuckman”, en donde los miembros del equipo tengan miedo (otra vez) de pedir ayuda unos a otros y a ti, no confiarán completamente en ti y te monitorean de cerca cuando estés trabajando en una tarea específica, con o sin ellos; muchos de ellos tendrán sus propias ideas sobre el proceso y las agendas personales serán rampantes; quizás te encuentres con roles específicos dentro del equipo, como líder técnico, facilitador, diseñador, documentador, incluso gerente; volverán las discusiones abstractas (si alguna vez se fueron) sobre distintos conceptos y temas y algunos miembros estarán impacientes con estos debates. Entre otros comportamientos típicos de la etapa de Formación de un equipo tradicional.

Incluso parecerá que estás logrando poco hacia la consecución de los objetivos del proyecto (sí, todavía se llamará “proyecto) y recibirás toda la carga de la culpa cuando te señalen a ti y a la nueva forma ágil de hacer las cosas que intentas poner de manifiesto en el ambiente. No te preocupes mucho por ello, aunque no estén completamente seguros de las metas y problemas del proyecto, algunos, quizás todos, estarán entusiasmados y orgullosos de estar en el equipo y a la expectativa de lo que pueda venir.

Las cosas así, quizás no puedas ir más allá del estado Shu, así te sientas con la fuerza, la experiencia y el coraje para empezar con el estado Ri. Lo leí de Melina Jajamovich (@latodoterreno) recientemente, “No hay seniority que valga cuando se trata de #agilidad | El mindset es un desafío de cada día”. Eres un eterno aprendiz, inculca eso en tu equipo, estás allí para acompañarlos a ser mejores.

Finalmente, empieza a pensar en el futuro del equipo. De hecho, esto se convertirá en lo más común y en lo mejor que podrás hacer en tu nuevo rol. Con el tiempo aprenderás que para un Scrum Master extraordinario no hay tal cosa como “no puedo hacer esto o aquello porque surgió algo urgente”. Debes adelantarte en el tiempo y visionar cómo llevarás al equipo al siguiente nivel de crecimiento, sin dejar de vivir en el presente para estar al frente de las tareas menos mundanas de protección y liderazgo del equipo.

Ya eres Scrum Master, no lo eches a perder solo porque el resto de la organización no te entiende. Asume tu responsabilidad, toma el control y muéstrales las cosas fantásticas que pueden lograr con agilidad. Es tiempo de cambiar.