En su libro The Five Dysfunctions of a Team: A
Leadership Fable, Patrick Lencioni enfatiza que es difícil “responsabilizar a algunas personas porque
son muy útiles. A otras porque se ponen a la defensiva. A otras porque son
intimidantes”. Y remata diciendo que no cree que sea fácil responsabilizar a
nadie, ni siquiera a nuestros propios hijos.
La planificación es
acerca de responsabilizarse. Cuando lo hacemos a la usanza ágil, esa
responsabilidad es compartida. Y nuestro modo de pensar insiste en que cuando la
responsabilidad es compartida, en efecto, todo el equipo es responsable. Dado
el carácter cíclico que tiene la planificación en Scrum, es común que los
equipos empiecen a manifestar ciertos trastornos, sobre todo cuando están en etapas
tempranas de su desarrollo como equipos.
En la práctica son
muchas más de cinco, pero he seleccionado estas cuyas secuelas pueden echar al
traste cualquier esfuerzo de desarrollo de productos. Estas son las 5 disfunciones
de los equipos Scrum durante la Sprint Planning y cómo superarlas.
1.
No
hay un objetivo de sprint claro o no lo hay del todo
Un objetivo de sprint claro es esencial para un sprint
exitoso. Proporciona dirección y enfoque para el equipo y les ayuda a ordenar el
trabajo. Sin un objetivo de sprint claro, el equipo puede trabajar en tareas
que no están alineadas con los objetivos generales de la iniciativa. Para
superar esta disfunción, el Product Owner debe trabajar con el equipo
para definir un objetivo de sprint claro antes del inicio de cada sprint.
Como Scrum Máster, asegúrate de que todos los miembros
del equipo conozcan el objetivo del sprint propuesto antes del inicio de la Sprint
Planning. Esto les ayudará a comprender en qué deben concentrarse durante
la sesión de planificación.
2.
No
están todos los que son ni son todos los que están
La Sprint Planning es un evento colaborativo que
requiere la participación de todo el equipo. Si faltan algunos miembros del
equipo, puede ser difícil planificar con precisión el sprint y asegurarse de
que todos estén en la misma página. Si hay personas que no son del equipo se
puede perder el foco con facilidad debido a la falta de conocimiento de estas
personas sobre lo que el equipo viene haciendo y hacía dónde va. Para superar
esta disfunción, es importante programar la Sprint Planning en un momento en el
que todos puedan asistir y asegurarse de que todos entiendan la importancia de
asistir. No debe haber interrupciones redundantes durante la sesión.
3.
Muy
poco tiempo para el evento o el tiempo es excesivo
La Sprint Planning debe tener suficiente tiempo
para permitir una discusión exhaustiva y una planificación apropiada. Sin
embargo, también es importante no dedicar demasiado tiempo al evento, ya que
esto puede llevar al síndrome de la parálisis por análisis y retrasar el
inicio del sprint innecesariamente. Para superar esta disfunción, es importante
encontrar un equilibrio entre una planificación conveniente y un uso eficiente
del tiempo.
4.
No
hay historias de usuario refinadas
Las historias de usuario son la columna vertebral de
cualquier sprint. Proporcionan al equipo una comprensión clara de lo que debe
lograrse durante el sprint. Sin historias de usuario refinadas, el equipo puede
tener dificultades para comprender lo que debe hacer y puede perder tiempo en
tareas que no son necesarias. Para superar esta disfunción, el Product Owner
debe colaborar con el equipo para refinar las historias de usuario antes del
inicio de cada sprint.
5.
No
se elabora un sprint backlog apropiado
El sprint backlog es una lista de tareas que
deben completarse durante el sprint. Es esencial para hacer conocer el progreso
del trabajo y garantizar que todo se haga. Sin un sprint backlog adecuado,
puede ser difícil para el equipo saber qué deben hacer y cuándo deben hacerlo.
Para superar esta disfunción, es importante que el equipo trabaje en conjunto
durante la sesión para crear una Sprint Backlog para los primeros días del
sprint y una hoja de ruta que permita al equipo el logro del objetivo del sprint.
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Ahora bien, ¿cómo puedo mejorar la Sprint Planning de mi equipo?
En el libro Scrum:
epítome de experiencias detallamos varias formas de mejorar la Sprint Planning
de tu equipo. Aquí hay algunas otras:
- Asegúrate de que todos estén preparados, de que todos tengan la información y los materiales necesarios antes del inicio del evento. Esto incluye un objetivo de sprint claro, historias de usuario refinadas y cualquier otra información relevante.
- Fomenta la participación: la Sprint Planning es un evento colaborativo y todos deben participar activamente. Anima a todos a compartir sus ideas y opiniones y asegúrate de que se escuche la voz de todos.
- Mantén el foco en el objetivo del sprint, este debe ser la fuerza guía detrás de la Sprint Planning. Asegúrate de que todas las discusiones y decisiones estén alineadas con el objetivo del sprint.
- Usa el tiempo de manera efectiva durante la reunión. Evita que el equipo se atasque en largas discusiones y motiva la toma de decisiones de manera rápida y eficiente.
- Revisa y mejora: después de cada Sprint Planning, tómate un tiempo para revisar qué funcionó bien y qué podría mejorarse. Utiliza el feedback para realizar cambios y mejoras para futuras sesiones de planificación.
Y una recomendación adicional, parte de mi mantra: da un
paso a la vez. Recuerda que “el trabajo en equipo comienza generando confianza.
Y la única forma de hacerlo es superando nuestra necesidad de
invulnerabilidad”.