Del caos a la sinfonía: Armoniza a tu equipo antes de que todo suene mal

Del caos a la sinfonía: Armoniza a tu equipo antes de que todo suene mal

Durante 37 años he trabajado con o acompañado a cientos de equipos y miles de personas y he tenido la oportunidad de crear con ellos productos asombrosos. Incluso he escrito y publicado libros en los últimos 15 años, una operación que siempre se logra colaborando en equipo. Es bastante satisfactorio cuando entregas al público algo en lo que has sido minucioso y le has dedicado buena parte de tus mejores momentos.

Pero también he estado allí cuando las cosas no han salido bien. No es solo tu desilusión, es la de todo un grupo de personas que se han desempeñado de la mejor manera posible para lograr un objetivo y no ha sido posible. He estudiado mucho este fenómeno de cuando las cosas no terminan bien para un equipo o para una empresa. Después de todo, las heridas físicas y hasta mentales causadas por estas caídas saltan a la vista.

Precisamente, una de las causas más frecuentes, casi endémicas, de tales decepciones es esta de la desalineación de los equipos. Y voy a empezar a explicarte de qué se trata con un ejemplo muy común. Es como cuando intento llevar a cabo un plan de salir a cenar con mi esposa y mi hija. Parece algo sencillo, ¿cierto? ¡No te apresures!

He estado en medio de ambas cuando una lleva soñando toda la semana con comida italiana mientras la otra quiere sushi porque es más digno de Instagram. Yo, en cambio, solo quiero un buen bistec porque he tenido una larga semana y necesito algo más sustancioso. En el debate emergen argumentos de que los ñoquis son un alimento reconfortante, pero hay un contraataque diciendo que el sushi es más ligero y saludable. Ni hablar de cuando trato de ser el pacificador sugiriendo un restaurante de carnes con opciones de sushi, porque te dicen: “¡Eso no cuenta como sushi de verdad!”.

Esto es esencialmente un desajuste de equipo en su forma más evidente. Todos compartimos el mismo objetivo general (cenar juntos), pero las diferentes perspectivas (comida reconfortante versus comida de moda versus comida saludable), objetivos específicos disímiles (satisfacer antojos versus comidas dignas de Instagram) y alcances discordantes (satisfacción inmediata versus experiencia culinaria) convierten todo en un caos.

¿Les suena familiar? Este tipo de desajustes ocurren todo el tiempo en los equipos y, si no se resuelven, pueden hacer que hasta las tareas más sencillas resulten agotadoras. Por suerte, al igual que en mi familia, un poco de empatía, alineación y compromiso pueden salvar el día y tal vez incluso llevar a descubrir el mejor restaurante de cocina fusión de la ciudad.

Tres formas de desalineación en los equipos

Mi historia de la cena malograda captura la esencia de los desajustes que a menudo vemos en los equipos: perspectivas diferentes, objetivos diferentes y alcances diferentes.

Diferentes perspectivas: el “elefante en la habitación”

Surgen diferentes perspectivas porque cada uno tiene su propio "enfoque" moldeado por experiencias, conocimientos y prejuicios personales. Esta es la clásica historia de los ciegos que describen un elefante: uno siente la trompa y dice que es una serpiente, otro agarra la pata y afirma que es un árbol, mientras que el que toca la cola piensa que es una cuerda. Todos tienen razón, pero no están alineados.

Este tipo de desalineación se caracteriza principalmente por:

·       Opiniones contradictorias a pesar de datos compartidos.

·       Desafíos para comprender “por qué” alguien lo ve de manera diferente.

·       Con frecuencia una fuente de frustración es: "¡¿Cómo es posible que no lo entiendan?!"

Es un hecho, las personas estamos programadas para interpretar las situaciones en función de nuestra experiencia y función. Un programador se centra en el código, mientras que alguien de mercadeo ve el impacto en el cliente. Ninguno de los dos está equivocado, pero ambos carecen de una visión completa. Es lo que alguna vez llamé “dicotomía peyorativa”. ¡Todavía recuerdo aquella reunión!

Diferentes objetivos: el tira y afloja

Se presentan distintos objetivos cuando los miembros del equipo priorizan diferentes resultados. ¿Recuerdan lo del sushi o la comida italiana? Es así. No se puede complacer a todo el mundo, a menos que se encuentren puntos en común. Los equipos se enfrentan al mismo tira y afloja cuando los individuos o los grupos tienen objetivos contrapuestos.

Lo que he visto que ocurre incluye:

·       Desacuerdos sobre lo que es "más importante".

·       Prioridades mal alineadas conducen a un desperdicio de energía.

·       La gente tira en direcciones opuestas, por ejemplo: “¡Necesitamos velocidad!” versus “¡Necesitamos calidad!”.

De primerísima mano sé que los objetivos están influenciados por los roles de los miembros del equipo, los incentivos y las definiciones individuales de éxito. Sin una visión compartida, las prioridades personales se imponen. He visto Product Owners presionando para que se lance un producto rápidamente, mientras que el equipo de desarrollo aboga por que se realicen más pruebas. Es el clásico debate de "rápido versus impecable".

Diferentes alcances: el efecto zoom

Los alcances definen cuán estrecha o amplia es nuestra perspectiva de una situación. He conocido personas que se obsesionan con los pequeños detalles mientras que otras los desestiman como si "no fueran gran cosa". De hecho, ahora que lo pienso, yo mismo he estado en ambos lados del disco. Los equipos experimentan esto cuando los individuos operan en diferentes "niveles de zoom": algunos piensan estratégicamente, otros tácticamente.

Eso es una desalineación del alcance. Si te has encontrado con algunas de estas escenas, también has estado allí:

·       Alcance limitado: "Vamos a solucionar este error".

·       Amplio alcance: "¿Cómo encaja esto en nuestro roadmap anual?"

·       Tensiones entre la corriente o dirección táctica y la estratégica del equipo o de la empresa.

El alcance también depende de las prioridades y la responsabilidad. Un desarrollador tiene la tarea de solucionar el problema de hoy, mientras que el CEO tiene en mente la participación de mercado del próximo año.

¿Y la solución?

Tengo que admitir que soy mejor resolviendo desajustes de equipos de trabajo que los emocionantes y románticos conflictos  familiares tipo sushi versus espagueti. Igual me divierto con estos y me hacen muy feliz.

Pero primero buscamos la causa raíz. ¿Qué tienen en común estos tipos de desalineación de equipos? En general, se deben a:

·    Brechas en la comunicación: con frecuencia, las suposiciones reemplazan las conversaciones reales.

·   Falta de contexto compartido: las responsabilidades y la experiencia de las personas determinan lo que consideran relevante.

·    Naturaleza humana: somos naturalmente centrados en nosotros mismos y se necesita esfuerzo para ver más allá de nuestra propia perspectiva. Esta es la raíz más compleja de todas.

Hay más orígenes, pero estos son los más comunes. En ocasiones, vas a necesitar acompañamiento para resolver estos trances, pero para ir del caos a la cohesión puedes empezar:

Creando un entendimiento compartido: incentiva a las personas a compartir sus perspectivas abiertamente. Ayuda a que todos vean el problema en su conjunto, no solo sus partes. Por ejemplo, en las reuniones, utiliza la regla “¿cuál es tu opinión?”, donde cada uno comparte su punto de vista antes de llegar a las conclusiones.

Alineándolos en torno a un objetivo común: facilita debates para identificar objetivos compartidos. Una "estrella del norte" sólida alinea las prioridades en pugna. Aquí, por ejemplo, los OKR (objetivos y resultados clave) juegan un papel fundamental para que los objetivos finalmente sean explícitos y visibles para todos.

Aclarando los alcances: aumenta y reduce la perspectiva entre todos. Analiza las prioridades inmediatas (logros a corto plazo) y cómo se relacionan con los objetivos más extensos (visión a largo plazo). Y,

Fomentando la empatía: adquiere el hábito de tener en cuenta las responsabilidades y las prioridades de los demás. Esto disminuye los juicios y fomenta la colaboración. Me ha ido bien con las dinámicas tipo “ponerse en los zapatos del otro” durante las retrospectivas o en cualquier otra sesión necesaria.

Aplico algunas de estas prácticas con mi esposa y mi hija cuando se trata de salir a divertirnos o decidir dónde cenar. En la historia que les compartí, después de un entretenido tira y afloja, ¡terminamos eligiendo comida de mar! Es algo que conecta con nuestras raíces y que siempre nos ayuda a encontrar un punto en común. Si esto es posible en mi familia—donde las decisiones a veces parecen un cónclave de las Naciones Unidas—créanme, también es posible alinear a tu equipo de trabajo.

Llamado a la acción

No es más por esta vez. Los desajustes son naturales, pero no insalvables. Fomenta la comunicación abierta, la alineación en torno a objetivos armónicos y el equilibrio de alcances. Con esto, los equipos pueden transformar la fricción en combustible. Ya sea que se trate de una sencilla cena familiar o de un proyecto de trabajo, la magia ocurre cuando todos reman en la misma dirección. Y, si todo lo demás falla, ¡siempre hay hamburguesas para cenar!