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| Vuelo 1549. Foto de Getty Images. |
A nadie le gusta cuando un sprint se descarrila. Por ejemplo, es la mitad del sprint y comienzas a darte cuenta de que el equipo no podrá completar todo el trabajo al que se comprometieron y, lo que se suponía que iba a ser un período de intensa concentración y productividad, se ha convertido en una situación caótica y estresante. Si te encuentras en esta situación, ¡no entres en pánico! Hay una manera de volver a encarrilar las cosas.
Si eres piloto, ejecutas el procedimiento de emergencia
específico para el problema en cuestión. Y eso es exactamente lo que debes
hacer como Scrum Master o Agile Coach cuando te enfrentas a un sprint
problemático. Esto te ayudará a retomar el rumbo y cumplir lo prometido. Al
seguir este procedimiento, puedes identificar y abordar rápidamente cualquier
problema que pueda estar impidiendo que tu equipo complete el trabajo pendiente
del sprint y alcance el objetivo del sprint a tiempo.
Qué hacer cuando tu sprint se sale de los rieles
Muchas son las causas que se pueden manifestar cuando tu
equipo está concentrado a su máxima efectividad y bloquear el trabajo u
ocasionar desconcierto y desazón. Algunas de esas razones incluyen:
·
Planificación inadecuada
·
Requisitos emergentes
·
Problemas técnicos
·
Pérdida de personas o capacidades críticas
·
Capacidad sobreestimada (para esta puedes usar
El
clima de ayer)
·
Interrupciones no planificadas (usa Illegitimus
non Interruptus o Búfer)
·
Trabajo anterior no terminado (utiliza la Definición
de Terminado)
·
El Product Owner cambia lo planificado
·
Interferencia de la gerencia (usa Involucrar
a la gerencia y MetaScrum)
En estos casos, primero, da un paso atrás y evalúa la
situación. ¿Qué está causando el problema? ¿Es algo que se puede arreglar con
una solución rápida? Si es así, implementa la solución alternativa y vuelve a
encarrilar el sprint. Si el problema es más serio, es posible que debas hacer
cosas más serias, por ejemplo, eliminar las tareas que ya no es posible
terminar o no son necesarias y agregar nuevas tareas que se necesitan para lograr
el objetivo del sprint. Pero, si todo lo demás falla, siempre puedes cancelar
el sprint y comenzar de nuevo.
Hagas lo que hagas, no dejes que un sprint fuera de pista
descarrile todo tu esfuerzo de desarrollo de productos. El procedimiento de
emergencia Scrum está diseñado específicamente para este propósito. Veamos cómo
funciona.
El procedimiento de emergencia de Scrum
1. Cambiar
la forma en que el equipo hace el trabajo. Hacer algo diferente.
2. Obtenga
ayuda, por lo general descargando el trabajo pendiente a otra persona.
3. Reducir
el alcance.
4. Cancelar
el sprint y volver a planificar.
5. Informar
a la gerencia cómo la emergencia afecta las fechas de liberación.
De todo esto, haz solo lo necesario para
encarrilar al equipo y su trabajo. Y mucha atención: los equipos a menudo
quieren reducir el alcance (opción 3) cuando encuentran dificultades. Pero los equipos
tipo “Top Gun” (Lo mejor de lo mejor) encuentran una manera de ejecutar
una estrategia diferente para lograr el objetivo del sprint. Eso sí, sé práctico:
reducir el alcance antes de tiempo para que el equipo pueda terminar el trabajo
planeado es mejor que caer en el fracaso.
Miremos más de cerca:
1. Cambiar
la forma en que el equipo hace el trabajo. Hacer algo diferente.
Si el equipo está
acostumbrado a trabajar en sprints de dos semanas, intenta cambiarlo y hacer un
sprint de una semana en su lugar. Puedes modificar el horario habitual en el
que están trabajando o cambiar el lugar de trabajo por otro que de alguna manera
permita energizar a las personas del equipo. El punto es que, a veces, todo lo
que se necesita para volver a la normalidad es cambiar la forma en que se hacen
las cosas.
Algo muy útil en estos casos
puede ser atreverte a tomar ese camino que quizás tú y tu equipo han estado
evitando: aplicar el patrón Enjambre,
también conocido como Swarming o Flujo continuo de una pieza.
2. Conseguir
ayuda. Por lo general, descargando el trabajo pendiente a otra persona u otro equipo.
Si el equipo se siente
abrumado, ¡pide ayuda! Esto podría significar descargar algunos de sus
elementos pendientes a otro equipo o individuo que tenga capacidad. Recuerda: dar
ayuda está muy bien, pero solicitar ayuda está mejor.
3. Reducir
el alcance.
Esto no tiene por qué ser
algo terrible, ¡puede ser bastante liberador! Al reducir el alcance, estás
dejando espacio para la creatividad y la flexibilidad dentro del sprint. Y a
veces, eso es exactamente lo que se necesita para retomar el rumbo y lograr el
éxito.
Aquí también puedes aplicar
el patrón Equipos
que terminan más temprano aceleran más rápido.
4. Cancelar
el Sprint y volver a planificar.
Puede llegar un momento en
el que simplemente no sea posible salvar el sprint, en cuyo caso, cancelar y
replanificar es la mejor opción. Esto no significa que se haya perdido toda
esperanza, solo quiere decir que debes dar un paso atrás y reevaluar las
prioridades del equipo y el objetivo para el próximo sprint.
5. Informar
a la gerencia cómo la emergencia afecta las fechas de liberación.
Una vez que hayas realizado (algunos
de o todos) los pasos 1 a 4, es importante informar a la gerencia acerca de
cómo estos cambios afectarán las fechas de lanzamiento. De esta manera, todos pueden
ajustar sus expectativas en consecuencia y no habrá sorpresas en el futuro.
El poder humano de pensar y una breve historia de heroísmo
Esas cinco opciones pueden parecer una prescripción, algo
tipo receta. No las tomes como tal. Las posibilidades son muchas. En cualquier
caso, te dejo esta recomendación que doy desde hace más de dos décadas, cuando
trabajaba con y fomentaba métodos más rígidos: cuando
se trata de procesos y metodologías, no subestimes tu poder de pensar.
Sentido común.
Así lo hizo el capitán Chesley Sullenberger cuando vio
que su avión estaba perdiendo potencia y se dirigía hacia el río Hudson. Él
supo que tenía que tomar medidas. Inmediatamente notificó a la torre de control
y comenzó a seguir el procedimiento de emergencia. Gracias a su pensamiento
rápido y a sus habilidades excelsas de pilotaje, pudo aterrizar el avión de
manera segura en el río. Los 155 pasajeros a bordo sobrevivieron, gracias en
parte a la cabeza fría del Capitán Sullenberger bajo presión. Hoy es un
verdadero héroe y su experiencia es un recordatorio de que siempre debemos
estar preparados para emergencias inesperadas.
Es inevitable que en algún momento durante tus sprints, te
encuentres con problemas. ¡Está bien! Comprender cómo supervisar estos
problemas es parte de ser un Scrum Master extraordinario. Es importante poder
identificar el problema, crear un plan de acción y luego implementar ese plan
en consecuencia. Como siempre, revisa y ajusta según sea necesario hasta que se
resuelva el problema.
Al seguir el procedimiento de emergencia de Scrum, puedes
volver a encarrilar tu sprint y evitar costosos retrasos, interrupciones
mayores o incluso la baja anticipada del producto que tu equipo ha estado desarrollando
con tanto esfuerzo. Así que la próxima vez que te enfrentes a un sprint
problemático, no entres en pánico, simplemente toma el control, aplica algunos
de estos pasos y podrás volver a la normalidad en poco tiempo.
¡Funciona para mí!
¿Quieres saber más sobre patrones Scrum?
Para conocer más sobre el patrón Procedimiento de Emergencia puedes ir a: https://scrumbook.org/product-organization-pattern-language/emergency-procedure.html
Para conocer más de patrones Scrum, puedes ver esta
presentación y video: https://luchosalazar.com/2020/05/21/patrones-scrum-un-enfoque-adaptativo/
Cuya segunda parte encuentras en: https://luchosalazar.com/2020/06/17/patrones-scrum-un-enfoque-adaptativo-parte-2/
Y en la sección Patrones Scrum y otros energizantes
Scrum de nuestro libro Scrum:
epítome de experiencias que encuentran en https://www.amazon.com/dp/B0BB7PW1QL
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